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Post by piyasrk on Apr 16, 2024 22:59:35 GMT -5
一天中最常見的干擾之一確實是電子郵件。 研究表明,被電子郵件打斷後 最多需要20 分鐘才能恢復注意力。 如果您的工作允許,請在一天或一周中安排一段時間來處理電子郵件收件匣。這樣,您就可以策略性地規劃和協調收件匣訊息的流程。如果需要,請與您的上級討論並嘗試共同確定一個時間段。 根據統計,你花在處理電子郵件上的時間不應超過工作日的25%。當然,這取決於工作的性質,例如私人助理。 如果可以是人與人之間的對話,請改用電話或直接與他們交談 通常,原本可以透過電話進行的簡短對話改為電子郵件,而且規模只會越來越大。如果在可能的範圍內,快速聊天通常是一種更有效的方法。 無休止的來回電子郵件對話可能會導致收件匣嚴重超載。 減少抄送/密件副本的使用並回應所有功能 我們中的許多人會不加考慮地自動抄送我們認為 沙烏地阿拉伯 電話號碼 應包含在信件中的所有收件人。通常情況下,情況不一定如此。例如,如果分配了特定任務,則在前幾次交流中應複製團隊成員或直接經理,但如果不需要使他們保持循環,則可以從電子郵件線程中刪除。 追蹤任務完成情況的更有效方法是安排定期會議或團隊電話會議來監控任務進度。仔細建立您的貼文並相應地選擇收件人。 有許多用於內部辦公室通訊的票務軟體應用程序,它們要么由您的服務提供者直接支持,要么由應用程式商店提供支援。,以減少透過電子郵件的內部通訊。 一次專注於一個項目 盡可能使用 5 分鐘規則。有些詢問只需要一個簡單的答案,就可以快速採取行動,不需要後續行動。 集中精力並嘗試在第一次嘗試時徹底解決案例、票證或電子郵件。透過徹底,您可以減少以下任何問題或訊息的數量。 這個過程稱為「一觸式原理」。致力於分階段處理案例,並避免多次重新閱讀。隨著時間的推移,這個過程越來越有益,因為它可以更好地感知傳入訊息的性質。 您的回答要清晰易懂。精心設計且易於理解的主題行可以完美指示緊迫感或案件所需的工作時間。盡量不要做出情緒化的回覆。失去對情緒的控制只會導致爭論或分歧,這只會延長電子郵件的發送時間。 實施多合一票務系統 了解如何選擇最適合您營業地點的票務系統。一個完全整合的軟體,可以將您的所有訊息、電子郵件、社群媒體貼文、票證全部儲存在一個地方,是一個非常有用的工具。這樣,客戶就可以隨時到達您的營業地點,甚至在工作時間之外,您也可以將查詢委託給專門的部門或團隊。 使用內部雲端儲存服務(例如 Google Drive 或 Dropbox)來分發原本需要在團隊或部門之間透過電子郵件發送的文件。 結論 理解正確的電子郵件使用需要注意力和時間。
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